Reprodukcje z materiałów archiwalnych wykonywane są na podstawie zamówienia zawierającego dane identyfikacyjne osoby lub instytucji składającej zamówienie, cel wykonania reprodukcji, szczegółowe określenie przedmiotu i sposobu wykonania usługi oraz formę płatności.
Reprodukcje sporządza się o ile zezwala na to stan zachowania materiałów archiwalnych. W wątpliwych wypadkach decyzję w tej sprawie podejmuje dyrektor Archiwum UJ po zasięgnięciu opinii konserwatora. Każdorazowo zgoda taka jest wymagana przy zamówieniach na reprodukcje z zasobu Pracowni Staropolskiej.
Z uwagi na szkodliwy wpływ techniki kserograficznej, może być ona stosowana jedynie w szczególnie uzasadnionych wypadkach, i tylko w przypadku akt wytworzonych po roku 1975. Fotografie cyfrowe wykonuje się z ksiąg, poszytów oraz z innych obiektów, w przypadku których technika skanowania mogłaby wpłynąć negatywnie na ich stan zachowania. W pozostałych wypadkach wykonuje się skany.
W przypadku specyficznych utrudnień przy sporządzaniu reprodukcji cena usługi może zostać podwyższona o 100% wartości zamówienia. W szczególności do utrudnień takich zalicza się:
− reprodukowanie dokumentów wielkoformatowych,
− reprodukowanie dokumentów pergaminowych,
− reprodukowanie obiektów trójwymiarowych, np. pieczęci,
− reprodukowanie dokumentów, których stan zachowania wymaga specjalnych środków ostrożności, zabezpieczeń lub zabiegów konserwatorskich.
Z uwagi na ochronę informacji osobowych oraz praw autorskich wyłącza się z reprodukowania materiały zawarte w teczkach osobowych, dokumentach osobistych, wspomnieniach oraz prace habilitacyjne, doktorskie, kandydackie, magisterskie i licencjackie, o ile ich autorzy nie wyrazili na to zgody. W szczególnie uzasadnionych wypadkach zgodę na reprodukcję może podjąć dyrektor Archiwum UJ. Zgoda taka jest wymagana także w przypadku pozostałych materiałów archiwalnych, od których wytworzenia nie upłynęło 30 lat, a także jeśli wykonanie reprodukcji mogłoby spowodować naruszenie innych prawnie chronionych interesów Państwa, jednostek organizacyjnych i obywateli.
W przypadku zamówień nie przekraczających 30 reprodukcji złożonych w okresie roku kalendarzowego przez instytucję kulturalno-oświatową, pracowników nauki, studentów oraz pracowników archiwów, dyrektor Archiwum UJ może, na wniosek składającego zamówienie, udzielić zniżki w wysokości 50%. W szczególnie uzasadnionych wypadkach dyrektor Archiwum UJ może odstąpić od pobrania opłaty.
W przypadku zamieszczenia w publikacji książkowej lub prasowej reprodukcji z zasobu Archiwum UJ dopłata wynosi dwukrotność kwoty wykonania reprodukcji za każdorazowe wydanie książki. Zgodę na zamieszczenie reprodukcji wydaje dyrektor Archiwum UJ.
Archiwum UJ wykonuje płatne kwerendy z materiałów archiwalnych znajdujących się w jego zbiorach w celach naukowych, genealogicznych i komercyjnych. Przed rozpoczęciem kwerendy należy wyraźnie powiadomić wnioskodawcę o odpłatnym charakterze usługi i w miarę możliwości podać jej przybliżony koszt.
Przez cel naukowy rozumie się badania prowadzone przez studentów, pracowników naukowych (absolwent wyższej uczelni, deklarujący cel naukowy poszukiwań z podaniem tematu pracy lub osoba legitymująca się dorobkiem pisarskim, prowadząca w Archiwum poszukiwania o charakterze naukowym) oraz pracowników archiwów i instytucji kulturalno-oświatowych.
Przez cel genealogiczny rozumie się poszukiwanie informacji dotyczących członków własnej rodziny.
Przez cel komercyjny rozumie się działalność zarobkową na rzecz osób trzecich – także bez zlecenia.
W szczególnie uzasadnionych wypadkach dyrektor Archiwum UJ może odstąpić od pobrania opłaty lub udzielić zniżki w wysokości 50%.
Zasady organizacji pokazów archiwalnych w Archiwum UJ
1. Archiwum UJ organizuje pokazy archiwalne dla grup studentów różnych specjalizacji oraz archiwistów.
2. Zamiar przybycia do Archiwum UJ i zorganizowania pokazu prosimy zgłaszać telefonicznie w Sekretariacie (12 663-35-35) lub bezpośrednio mailowo na adres: maciej.zdanek@uj.edu.pl.
3. Ze względów organizacyjnych zgłoszenia prosimy kierować do Archiwum UJ co najmniej miesiąc przed planowanym terminem wizyty. Zgłoszenie powinno zawierać: imię i nazwisko opiekuna grupy, afiliację uczelnianą, rok, kierunek studiów i specjalizację i liczebność grupy. Dzień i godziny pokazów są ustalane z pracownikiem Archiwum UJ organizującym pokazy.
4. Standardowy pokaz archiwalny w Archiwum UJ trwa 90 min. i składa się z dwóch 45-minutowych części. Część pierwsza jest poświęcona zbiorom dawnym (dyplomy, rękopisy i akta z okresu staropolskiego do końca XVIII w.), część druga zbiorom nowszym (XIX i XX w.). Możliwe jest też ustalenie specjalnego programu prezentacji według potrzeb i wymagań zwiedzających. Pokaz zbiorów dawnych odbywa się w Oddziale Akt Dawnych, a pokaz zbiorów nowszych w Czytelni Archiwum UJ. Prezentację prowadzą wyznaczeni pracownicy Archiwum UJ.
5. Ze względów lokalowych i organizacyjnych liczebność grupy uczestniczącej w danej 45-minutowej prezentacji nie powinna przekraczać 15 osób. Duże, kilkudziesięciosobowe grupy zwiedzających są w miarę możliwości dzielone wedle tej zasady. Między 90-minutowymi pokazami przewidziana jest 15-minutowa przerwa.
6. Miejscem zbiórki jest hol gmachu Biblioteki Jagiellońskiej od ul. Oleandry. Zwiedzających wprowadza wyznaczony pracownik Archiwum UJ. Ze względu na wymagania ochrony gmachu należy: przedstawić wykaz imienny uczestników pokazu oraz zostawić okrycia wierzchnie i bagaże w szatni. Z tego powodu prosimy o przybycie 15 min. przed wyznaczoną godziną pokazu.
Archiwum UJ oferuje możliwość odbycia praktyk studenckich, do czego serdecznie zapraszamy poprzez kontakt z nami.
Godziny pracy sekretariatu w trybie regularnym (pokój 204)
poniedziałek - piątek 9:00 - 15:00
Telefon do sekretariatu: (12) 663 35 35
archiwum@uj.edu.pl
www.archiwum.uj.edu.pl
Adres: Al. Mickiewicza 22 (wejście od ul. Oleandry - budynek BJ, II piętro), 30-059 Kraków
Archiwum UJ wystawia zaświadczenia o przebiegu i programowym toku studiów magisterskich i doktoranckich. Zaświadczenia są wystawiane na podstawie akt studenckich przekazanych do Archiwum UJ przez poszczególne wydziały.
Czas oczekiwania na zaświadczenie wynosi około tygodnia.
Archiwum UJ nie wystawia zaświadczeń o stażu pracy, ani o stażach odbytych na Uniwersytecie Jagiellońskim. W powyższych kwestiach proszę się zgłaszać do Centrum Spraw Osobowych (http://www.dso.uj.edu.pl/dzial).
---------------------------
Sposób złożenia wniosku i załatwienia sprawy może być dwutorowy:
1. załatwienie sprawy przez Internet,
2. złożenie wniosku osobiście na Uczelni lub listownie.
Ad. 1.
Jeśli chodzi o załatwienie sprawy przez Internet to wniosek można złożyć:
• przez ePUAP – jeśli wnioskodawca posiada profil zaufany lub certyfikat kwalifikowany (instrukcja postępowania poniżej),
• przez e-mail – jeśli wnioskodawca posiada bezpieczny podpis elektroniczny.
Ad. 2.
Jeśli chodzi o załatwienie sprawy osobiście na Uczelni lub listownie to wniosek powinien zawierać:
• dane wnioskodawcy: imię, nazwisko, adres zamieszkania, nazwisko używane w czasie studiów, wydział, kierunek studiów
• dane adresata, np.: imię i nazwisko dziekana albo rektora albo innej osoby, która reprezentuje uczelnię,
• adres uczelni,
• powód ubiegania się o zaświadczenie.
Przy wyborze odbioru osobistego tożsamość osoby, której wydaje się zaświadczenie będzie zweryfikowana przy pomocy okazania dokumentu potwierdzającego jej tożsamość, czyli dowodu osobistego lub paszportu.
Jeżeli wniosek odbiera pełnomocnik to powinien legitymować się dodatkowo stosownym pełnomocnictwem udzielonym przez wnioskodawcę.
Nie ma możliwości złożenia wniosku telefonicznie ani e-mailem bez podpisu kwalifikowanego.
---------------------------
Procedurę wydania zaświadczenia przez Archiwum UJ należy rozpocząć od wejść na stronę strefy kilenta systemu ePUAP
https://epuap.gov.pl/wps/portal
Po ukazaniu się okna startowego należy wybrać opcję „przejdź do ePUAP”.
Jeżeli posiadają Państwo już tam swój profil, należy wybrać opcję „zaloguj się”. Jeżeli jeszcze nie, należy skorzystać z opcji „zarejestruj się”.
Po wybraniu opcji „zaloguj się” należy wybrać formę logowania. Do wyboru jest profil zaufany, e-dowód lub logowanie poprzez uwierzytelnienie tożsamości przez bank.
Po udanym zalogowaniu należy w katalogu spraw odnaleźć zakładkę „Sprawy ogólne”, a następnie kliknąć na linijkę „Pisma do urzędu”.
Po kliknięciu poniżej rozwinie się menu różnych wersji spraw ogólnych, które można załatwić w systemie. Należy wybrać „Pismo ogólne do podmiotu publicznego”. Jeżeli nie jest ono widoczne od razu na ekranie, wówczas należy skorzystać z opcji „pokaż więcej”. Rodzaje spraw do załatwienia ułożone są w kolejności alfabetycznej.
Po wybraniu opcji „pismo ogólne do podmiotu publicznego” pojawi się następujące okno informacyjne, na którym należy kliknąć przycisk „załatw sprawę”.
Kolejny ekran będzie już tym właściwym, w którym zostanie wprowadzona wiadomość do Archiwum UJ.
W pierwszej kolejności należy wybrać instytucję, do której wysłana będzie wiadomość. W linijce „wybierz urząd lub instytucję...” należy wpisać frazę „uniwersytet jagielloński”. Jak widać poniżej, nie musi być ona wpisana w całości, by system wskazał pasujących adresatów. Należy pamiętać, by wybrać z poniższych opcję bez „Collegium Medicum”.
Absolwenci byłej Akademii Medycznej w Krakowie oraz Collegium Medicum UJ również zwracają się o zaświadczenie do instytucji „Uniwersytet Jagielloński (31-007 Kraków, woj. małopolskie).
Następnie należy wybrać rodzaj pisma – w tym przypadku będzie to „zaświadczenie”.
W polu „tytuł pisma” bardzo prosimy wpisać zwrot „Do Archiwum UJ” tak by usprawnić przekazanie tej wiadomości ze skrzynki ogólnej Uniwersytetu do Archiwum UJ.
W polu „treść pisma” należy sprecyzować, jakie zaświadczenie chcą Państwo uzyskać ze strony Archiwum. Prosimy o wpisanie tam wszystkich informacji, które pomogą w tworzeniu zaświadczenia.
-
W przypadku zamawiania zaświadczenia dla siebie prosimy o wskazanie nazwiska, pod jakim odbywały się studia, daty i miejsca urodzenia, wydziału i kierunku studiów, skrajnych lat studiów, ewentualnych przerw w studiach.
-
W przypadku zamawiania zaświadczenia dla innej osoby poza danymi zawartymi powyżej należy załączyć do wniosku stosowne upoważnienie do wystąpienia o zaświadczenie dla tej osoby.
Prosimy o podanie kontaktowego numeru telefonu, by w przypadku ewentualnych komplikacji móc się z Państwem szybko skontaktować.
Prosimy o wskazanie formy odbioru zaświadczenia:
-
odbiór osobiście w siedzibie Archiwum UJ (al. Mickiewicza 22, 30-059 Kraków, sekretariat p. 204, stary gmach BJ)
-
wysłanie listem poleconym. W tym przypadku konieczne będzie podanie adresu do wysyłki.
-
przesłanie jako plik pdf z elektronicznym podpisem kwalifikowanym. W tym przypadku konieczne będzie podanie adresu mailowego do wysyłki.
Jeżeli jest taka konieczność, do wiadomości można dołączyć załączniki. Po wprowadzeniu danych kontaktowych, klikając przycisk „dalej” wysyłacie Państwo pismo o zaświadczenie do Archiwum UJ.
