Archiwum UJ wystawia zaświadczenia o przebiegu i programowym toku studiów magisterskich i doktoranckich. Zaświadczenia są wystawiane na podstawie akt studenckich przekazanych do Archiwum UJ przez poszczególne wydziały.
Czas oczekiwania na zaświadczenie wynosi około tygodnia.
Archiwum UJ nie wystawia zaświadczeń o stażu pracy, ani o stażach odbytych na Uniwersytecie Jagiellońskim. W powyższych kwestiach proszę się zgłaszać do Centrum Spraw Osobowych (http://www.dso.uj.edu.pl/dzial).
---------------------------
Sposób złożenia wniosku i załatwienia sprawy może być dwutorowy:
1. załatwienie sprawy przez Internet,
2. złożenie wniosku osobiście na Uczelni lub listownie.
Ad. 1.
Jeśli chodzi o załatwienie sprawy przez Internet to wniosek można złożyć:
• przez ePUAP – jeśli wnioskodawca posiada profil zaufany lub certyfikat kwalifikowany (instrukcja postępowania poniżej),
• przez e-mail – jeśli wnioskodawca posiada bezpieczny podpis elektroniczny.
Ad. 2.
Jeśli chodzi o załatwienie sprawy osobiście na Uczelni lub listownie to wniosek powinien zawierać:
• dane wnioskodawcy: imię, nazwisko, adres zamieszkania, nazwisko używane w czasie studiów, wydział, kierunek studiów
• dane adresata, np.: imię i nazwisko dziekana albo rektora albo innej osoby, która reprezentuje uczelnię,
• adres uczelni,
• powód ubiegania się o zaświadczenie.
Przy wyborze odbioru osobistego tożsamość osoby, której wydaje się zaświadczenie będzie zweryfikowana przy pomocy okazania dokumentu potwierdzającego jej tożsamość, czyli dowodu osobistego lub paszportu.
Jeżeli wniosek odbiera pełnomocnik to powinien legitymować się dodatkowo stosownym pełnomocnictwem udzielonym przez wnioskodawcę.
Nie ma możliwości złożenia wniosku telefonicznie ani e-mailem bez podpisu kwalifikowanego.
---------------------------
Procedurę wydania zaświadczenia przez Archiwum UJ należy rozpocząć od wejść na stronę strefy kilenta systemu ePUAP
https://epuap.gov.pl/wps/portal
Po ukazaniu się okna startowego należy wybrać opcję „przejdź do ePUAP”.
Jeżeli posiadają Państwo już tam swój profil, należy wybrać opcję „zaloguj się”. Jeżeli jeszcze nie, należy skorzystać z opcji „zarejestruj się”.
Po wybraniu opcji „zaloguj się” należy wybrać formę logowania. Do wyboru jest profil zaufany, e-dowód lub logowanie poprzez uwierzytelnienie tożsamości przez bank.
Po udanym zalogowaniu należy w katalogu spraw odnaleźć zakładkę „Sprawy ogólne”, a następnie kliknąć na linijkę „Pisma do urzędu”.
Po kliknięciu poniżej rozwinie się menu różnych wersji spraw ogólnych, które można załatwić w systemie. Należy wybrać „Pismo ogólne do podmiotu publicznego”. Jeżeli nie jest ono widoczne od razu na ekranie, wówczas należy skorzystać z opcji „pokaż więcej”. Rodzaje spraw do załatwienia ułożone są w kolejności alfabetycznej.
Po wybraniu opcji „pismo ogólne do podmiotu publicznego” pojawi się następujące okno informacyjne, na którym należy kliknąć przycisk „załatw sprawę”.
Kolejny ekran będzie już tym właściwym, w którym zostanie wprowadzona wiadomość do Archiwum UJ.
W pierwszej kolejności należy wybrać instytucję, do której wysłana będzie wiadomość. W linijce „wybierz urząd lub instytucję...” należy wpisać frazę „uniwersytet jagielloński”. Jak widać poniżej, nie musi być ona wpisana w całości, by system wskazał pasujących adresatów. Należy pamiętać, by wybrać z poniższych opcję bez „Collegium Medicum”.
Absolwenci byłej Akademii Medycznej w Krakowie oraz Collegium Medicum UJ również zwracają się o zaświadczenie do instytucji „Uniwersytet Jagielloński (31-007 Kraków, woj. małopolskie).
Następnie należy wybrać rodzaj pisma – w tym przypadku będzie to „zaświadczenie”.
W polu „tytuł pisma” bardzo prosimy wpisać zwrot „Do Archiwum UJ” tak by usprawnić przekazanie tej wiadomości ze skrzynki ogólnej Uniwersytetu do Archiwum UJ.
W polu „treść pisma” należy sprecyzować, jakie zaświadczenie chcą Państwo uzyskać ze strony Archiwum. Prosimy o wpisanie tam wszystkich informacji, które pomogą w tworzeniu zaświadczenia.
-
W przypadku zamawiania zaświadczenia dla siebie prosimy o wskazanie nazwiska, pod jakim odbywały się studia, daty i miejsca urodzenia, wydziału i kierunku studiów, skrajnych lat studiów, ewentualnych przerw w studiach.
-
W przypadku zamawiania zaświadczenia dla innej osoby poza danymi zawartymi powyżej należy załączyć do wniosku stosowne upoważnienie do wystąpienia o zaświadczenie dla tej osoby.
Prosimy o podanie kontaktowego numeru telefonu, by w przypadku ewentualnych komplikacji móc się z Państwem szybko skontaktować.
Prosimy o wskazanie formy odbioru zaświadczenia:
-
odbiór osobiście w siedzibie Archiwum UJ (al. Mickiewicza 22, 30-059 Kraków, sekretariat p. 204, stary gmach BJ)
-
wysłanie listem poleconym. W tym przypadku konieczne będzie podanie adresu do wysyłki.
-
przesłanie jako plik pdf z elektronicznym podpisem kwalifikowanym. W tym przypadku konieczne będzie podanie adresu mailowego do wysyłki.
Jeżeli jest taka konieczność, do wiadomości można dołączyć załączniki. Po wprowadzeniu danych kontaktowych, klikając przycisk „dalej” wysyłacie Państwo pismo o zaświadczenie do Archiwum UJ.
